ファイル管理ができると現場の事故も減る!?

こんにちは!

新人・若手現場監督の教育・育成について
日々研究の藤原です。

今回は、書類や図面の整理についてです。

図面であったり、エクセルデータであったり
写真もありますね。

ようするにパソコン上に保存するときの
ルールについてです。

あなたは、書類のタイトルを
どのように付けてますか?

そして書類全体を
どのように整理・分類してますか?

さらに現場内で共有できる体制を
作ってますか?

もし、どれかひとつでもルール決めを
していないなら、、、

すぐにでも手を付けたほうがいいです。

なぜなら、




現場で事故が起きるリスクが高まるから!

どうして書類と事故がつながるんだ?

飛躍しすぎだろ!

もっともな意見です。

でも、ちゃんと理由があるんです。

 

書類の整理でコミュニケーションがシンプルになる

まず基本は、日付を
書類名(ファイル名)の頭につけることですね

それも西暦で。

20180312打合せ議事とか、180312変更案など。

和暦は変わるのでやめたほうがいいです。

私は西暦の下2ケタ+月日ですね。

で、編集中とかの場合は@をつけたりします。

180312@事前検討みたいに。

そうすると、この書類はまだ編集途中だと
すぐ見てわかります。

あと、何回か更新したりするファイルがあるとき。

あなたは上書きしてませんか?

あ、あ、しまったーってなったこと
ないですか?

名前を付けなおして、新規保存のほうが
リスク回避になります。

しかし、そうやっていくと↓こんな風に
同じようなファイルが増えてややこしいですよね?

そこで古いファイル用にひとつフォルダを
作っておくんです。

そうすると、最新版が表示されて、
かつ、何かあったときのための過去ファイルは
oldフォルダに残っているわけです。

これ、ちょっとしたことですが、
意外と便利で、私もずーっとこのやり方です。

 

つぎに、現場なり会社でのファイルの整理です。

決まったひな形があるなら、それでいいと思います。
もし、いまだそういうものがないなら、

ちょっと参考例を載せます。↓

あくまで一例です。

これは、私が以前いた会社で使ってたフォルダ管理法です。

だからそのときの名残で英語表記をそのまま使ってますが、
英語表記は別になくても支障ないです。

ただ、フォルダの最初の数字は必要です。

フォルダをいつも同じ順序で表示するようにしないと、
毎回上から下まで見て探すという
余計な手間がでてくるので。

このように、ファイルの管理方法を決めておくと
現場が変わって、メンバーが変わっても、

いつも同じ手順で、説明なしに整理できます。
このファイルは、常にこのフォルダ。

Aさんが作業しても、Bさんがファイルを探しても
いちいち探したり、どこに保存したかわからないとか

そういう不具合が起こりません。

 

共有化は一体感をつくる

ファイルの整理法が確立したら、
次はみんなで見れる・使えるようにします。

つまり共有化ですね。

いまではクラウドといって、外部のサーバーに
データを保存して、ネット環境があれば、

どこでも誰でもアクセスできる仕組みです。
ほんとかんたんに言えば。

いきなりクラウドまで活用するのはハードルが高い。
なんか不安、よくわからないし、、であれば、

現場単位であれば、共有ハードディスクを
LANでつないで使うという方法があります。

仕組みはここでは述べませんけど。

 

ちょっと長くなりそうなので、
続きは次回にします。

今回も読んでいただき、
ありがとうございました。

アーキラーニングは、若手現場監督の育成支援を通じて、
建設業の未来を切り開きます。

 

 

 

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この記事を書いた人

新人・若手現場監督育成支援
アーキラーニング合同会社 代表
現場監督として20年以上のキャリアを積む。
新人・若手の成長には早期の基礎教育が必要不可欠という信念のもと、
世界一わかりやすい基礎講座を目指している。

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