若手現場監督の育成支援を通じて建設業の未来を切り開きます

ファイル管理ができると現場の事故も減る!?

藤原 眞哉
WRITER
 
この記事を書いている人 - WRITER -
藤原 眞哉
新人・若手現場監督育成支援 アーキラーニング合同会社 代表 現場監督として20年以上のキャリアを積む。 新人・若手の成長には早期の基礎教育が必要不可欠という信念のもと、 世界一わかりやすい基礎講座を目指している。

こんにちは!

新人・若手現場監督の教育・育成について
日々研究の藤原です。

今回は、書類や図面の整理についてです。

図面であったり、エクセルデータであったり
写真もありますね。

ようするにパソコン上に保存するときの
ルールについてです。

あなたは、書類のタイトルを
どのように付けてますか?

そして書類全体を
どのように整理・分類してますか?

さらに現場内で共有できる体制を
作ってますか?

もし、どれかひとつでもルール決めを
していないなら、、、

すぐにでも手を付けたほうがいいです。

なぜなら、




現場で事故が起きるリスクが高まるから!

どうして書類と事故がつながるんだ?

飛躍しすぎだろ!

もっともな意見です。

でも、ちゃんと理由があるんです。

 

書類の整理でコミュニケーションがシンプルになる

まず基本は、日付を
書類名(ファイル名)の頭につけることですね

それも西暦で。

20180312打合せ議事とか、180312変更案など。

和暦は変わるのでやめたほうがいいです。

私は西暦の下2ケタ+月日ですね。

で、編集中とかの場合は@をつけたりします。

180312@事前検討みたいに。

そうすると、この書類はまだ編集途中だと
すぐ見てわかります。

あと、何回か更新したりするファイルがあるとき。

あなたは上書きしてませんか?

あ、あ、しまったーってなったこと
ないですか?

名前を付けなおして、新規保存のほうが
リスク回避になります。

しかし、そうやっていくと↓こんな風に
同じようなファイルが増えてややこしいですよね?

そこで古いファイル用にひとつフォルダを
作っておくんです。

そうすると、最新版が表示されて、
かつ、何かあったときのための過去ファイルは
oldフォルダに残っているわけです。

これ、ちょっとしたことですが、
意外と便利で、私もずーっとこのやり方です。

 

つぎに、現場なり会社でのファイルの整理です。

決まったひな形があるなら、それでいいと思います。
もし、いまだそういうものがないなら、

ちょっと参考例を載せます。↓

あくまで一例です。

これは、私が以前いた会社で使ってたフォルダ管理法です。

だからそのときの名残で英語表記をそのまま使ってますが、
英語表記は別になくても支障ないです。

ただ、フォルダの最初の数字は必要です。

フォルダをいつも同じ順序で表示するようにしないと、
毎回上から下まで見て探すという
余計な手間がでてくるので。

このように、ファイルの管理方法を決めておくと
現場が変わって、メンバーが変わっても、

いつも同じ手順で、説明なしに整理できます。
このファイルは、常にこのフォルダ。

Aさんが作業しても、Bさんがファイルを探しても
いちいち探したり、どこに保存したかわからないとか

そういう不具合が起こりません。

 

共有化は一体感をつくる

ファイルの整理法が確立したら、
次はみんなで見れる・使えるようにします。

つまり共有化ですね。

いまではクラウドといって、外部のサーバーに
データを保存して、ネット環境があれば、

どこでも誰でもアクセスできる仕組みです。
ほんとかんたんに言えば。

いきなりクラウドまで活用するのはハードルが高い。
なんか不安、よくわからないし、、であれば、

現場単位であれば、共有ハードディスクを
LANでつないで使うという方法があります。

仕組みはここでは述べませんけど。

 

ちょっと長くなりそうなので、
続きは次回にします。

今回も読んでいただき、
ありがとうございました。

アーキラーニングは、若手現場監督の育成支援を通じて、
建設業の未来を切り開きます。

 

 

 

この記事を書いている人 - WRITER -
藤原 眞哉
新人・若手現場監督育成支援 アーキラーニング合同会社 代表 現場監督として20年以上のキャリアを積む。 新人・若手の成長には早期の基礎教育が必要不可欠という信念のもと、 世界一わかりやすい基礎講座を目指している。

Copyright© 現場監督育成アーキラーニング , 2018 All Rights Reserved.