こんにちは！
新人・若手現場監督の教育・育成について
日々研究の藤原です。
今回は、書類や図面の整理についてです。
図面であったり、エクセルデータであったり
写真もありますね。
ようするにパソコン上に保存するときの
ルールについてです。
あなたは、書類のタイトルを
どのように付けてますか？
そして書類全体を
どのように整理・分類してますか？
さらに現場内で共有できる体制を
作ってますか？
もし、どれかひとつでもルール決めを
していないなら、、、
すぐにでも手を付けたほうがいいです。
なぜなら、
↓
↓
↓
↓
現場で事故が起きるリスクが高まるから！
どうして書類と事故がつながるんだ？
飛躍しすぎだろ！
もっともな意見です。
でも、ちゃんと理由があるんです。
書類の整理でコミュニケーションがシンプルになる
まず基本は、日付を
書類名（ファイル名）の頭につけることですね
それも西暦で。
20180312打合せ議事とか、180312変更案など。
和暦は変わるのでやめたほうがいいです。
私は西暦の下2ケタ＋月日ですね。
で、編集中とかの場合は@をつけたりします。
180312@事前検討みたいに。
そうすると、この書類はまだ編集途中だと
すぐ見てわかります。
あと、何回か更新したりするファイルがあるとき。
あなたは上書きしてませんか？
あ、あ、しまったーってなったこと
ないですか？
名前を付けなおして、新規保存のほうが
リスク回避になります。
しかし、そうやっていくと↓こんな風に
同じようなファイルが増えてややこしいですよね？
そこで古いファイル用にひとつフォルダを
作っておくんです。
そうすると、最新版が表示されて、
かつ、何かあったときのための過去ファイルは
oldフォルダに残っているわけです。
これ、ちょっとしたことですが、
意外と便利で、私もずーっとこのやり方です。
つぎに、現場なり会社でのファイルの整理です。
決まったひな形があるなら、それでいいと思います。
もし、いまだそういうものがないなら、
ちょっと参考例を載せます。↓
あくまで一例です。
これは、私が以前いた会社で使ってたフォルダ管理法です。
だからそのときの名残で英語表記をそのまま使ってますが、
英語表記は別になくても支障ないです。
ただ、フォルダの最初の数字は必要です。
フォルダをいつも同じ順序で表示するようにしないと、
毎回上から下まで見て探すという
余計な手間がでてくるので。
このように、ファイルの管理方法を決めておくと
現場が変わって、メンバーが変わっても、
いつも同じ手順で、説明なしに整理できます。
このファイルは、常にこのフォルダ。
Aさんが作業しても、Bさんがファイルを探しても
いちいち探したり、どこに保存したかわからないとか
そういう不具合が起こりません。
共有化は一体感をつくる
ファイルの整理法が確立したら、
次はみんなで見れる・使えるようにします。
つまり共有化ですね。
いまではクラウドといって、外部のサーバーに
データを保存して、ネット環境があれば、
どこでも誰でもアクセスできる仕組みです。
ほんとかんたんに言えば。
いきなりクラウドまで活用するのはハードルが高い。
なんか不安、よくわからないし、、であれば、
現場単位であれば、共有ハードディスクを
LANでつないで使うという方法があります。
仕組みはここでは述べませんけど。
ちょっと長くなりそうなので、
続きは次回にします。
今回も読んでいただき、
ありがとうございました。
アーキラーニングは、若手現場監督の育成支援を通じて、
建設業の未来を切り開きます。
