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若手現場監督を育てたいなら、口頭だけの指示はダメ!

藤原 眞哉
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藤原 眞哉
新人・若手現場監督育成支援 アーキラーニング合同会社 代表 現場監督として20年以上のキャリアを積む。 新人・若手の成長には早期の基礎教育が必要不可欠という信念のもと、 世界一わかりやすい基礎講座を目指している。

口頭のみの指示では伝わらない

「足場のチェックしといてくれ!」
先輩のA監督が若手現場監督のB君にこんな指示を出したとします。
はたしてうまくチェック業務は完了したんでしょうか?

こんにちは!
アーキラーニングの藤原です。

新人・若手現場監督を戦力化するための、
講座・研修を行っています。

 

「足場のチェックしといてくれ!」
先ほどの指示は、口頭で行われていますね。

現場で当たり前のように行われる口頭指示ですが、
実は計り知れないロスを生んでるんです
それも二重のロス・・・
二重のロスとは、現場業務上のロスと、若手育成上のロスです。

この二重のロスを改善する方法は、とっても単純です。
その方法は・・・

「口頭+メモ」です。
文書を付け加えるだけなんですね。
この単純な方法を実践するだけで、現場のロスは激減します。

なんとなくわかる気もするけど、そこまで効果あるの?
そんな疑問がわきますよね。
では詳しく説明していきますね。

口頭は手っ取り早い・・・の勘違い

現場は忙しい・・・
もう当たり前すぎてあらためて言うほどでもないですね。
だから先輩から新人・若手への指示は
「〇〇見とけ」
「△△チェックしろ」
「〇〇資料を作ってくれ」
などなど、口頭で伝えることが多いわけです。

先輩からしたら、パパッと指示して
すぐ自分の仕事に戻れるので、
効率が良い、ロスがないと思っています。

ほんとうでしょうか?

新人・若手が報告してきた内容は、
先輩の意図したものでしたか?
「何やってるんだ、これじゃあチェックの
 意味ないだろ。もう一回見てこい!」

「うーん、こういうことじゃないんだけどな・・・
 いいよ、俺がやっとく」
こんなセリフが飛び交ってませんか?

そうなんです。
口頭は手っ取り早いと思っていても
実際は、一発で指示内容がオッケーということは少なく、
やり直しや、尻拭いという結末になるわけです。

全然口頭は手っ取り早くないんです。ただの勘違いなんです。

口頭だとなぜうまくいかないのか?

口頭だけの指示だと、一発オーケーの結果となりにくい。
どうしてなんでしょう?
一番大きな理由はイメージのズレ・・です。

指示をする先輩の頭の中、それは先輩にしか
わかりません。
いや、ひょっとしたら先輩本人も正確には指示したいことを
理解できていないかもしれないんです。

どういうことかというと、
例えば「足場のチェック」を指示する場合、
A先輩の頭の中には、
(労働基準監督署の臨時検査が最近多くなってるなぁ、
 使用停止にならないように確認しとかないとな・・)

という思いがあり、その確認として、
・手摺やブレースの抜けがないか?
・落下養生のネットに不備はないか?
・組み立て図面の位置に壁つなぎがあるか
といったポイントが無意識にあったりするわけです。

そういった前提があって、
「足場のチェックしといてくれ」という口頭指示となるんですね。

かたや若手B君の頭の中ですが、
(コンクリート打設がもうすぐだし、バタバタしてきたな。
 作業の待ちがでないようにしないと・・・
 資材もあちこち置きっぱなしだし、)

という思いがあり、その確認として、
・作業するうえで足場が不足している箇所はないか?
・足場上に資材の放置はないか?
といったポイントがあるとします。

このような前提があるならば、
「足場のチェック」という内容に対して、
A先輩と若手B君のイメージはまったく違っているわけです。

当然先輩の意図したものとは違う足場チェック結果が
返ってくることになります。

口頭による指示がうまくいかない理由は、
ズレたイメージを修正するために必要な情報が、
口頭指示ではぜんぜん不足しているから・・なんですね。

メモがイメージをすり合わせる

口頭だけだと情報が不足しているので、
指示する側と指示を受ける側のイメージがズレてしまう。

だからといって、延々と10分も20分も口頭で説明を
するのも現実的じゃありません。
話してる方も聞いてる方も、もう何が焦点だか
わからなくなりそうですよね。

そこで「メモ」なんです。
カタく言うなら「指示書」ですね。
要するに紙に書けってことです。

一般的に人の五感(視覚・聴覚・触覚・嗅覚・味覚)のうち、
情報認識の割合は、視覚87%、聴覚7%と言われています。
目で見る方が耳で聞くより10倍以上も多いんですね。

だからメモに書かれたモノを見ることで、
より正確に早く理解できることになります。
写真を拡大コピーして、そこに具体的な指示を
書いたりすることありますよね。

これを口頭で同じ理解度に持っていこうとすると、
大変な労力です。

「東面の足場の5段目か6段目くらいで、端から1/3くらい
 行ったところのブレースの・・・」
結局目的の箇所が見つけられなかったりします。

写真やスケッチなどの、より視覚に訴える手段を
使って指示メモをつくるのが効果的ですが、
たとえ文字だけでも大きなメリットがあります。

それは情報が整理される・・ということです。
特に勢いだけで指示してしまうような人には効果的です。

5W1Hってありますよね。
Who(だれが)
When(いつ)
Where(どこで)
What(なにを)
Why(なぜ)
How(どのように)
というコミュニケーションを効率的に行うツールですが、
この5W1Hをあらかじめメモの左側に項目として書いて、
右に具体的な内容を書くんです。

この手順を踏むことで、頭の中にはあるけど
言葉で発せられなかった情報が、
漏れなく伝えられるようになるんですね。

指示を受ける側も、口頭だけより格段に
理解しやすくなりますしね。

5W1Hには、正しい順番もあるんですが
また別の機会に取り上げますね。

メモは指示の手引きになります。
意図する方向へ手を引いて、うまく誘導するための
有効なツールなんです。

まとめ

口頭で伝えた方が手っ取り早い・・・
それは指示する人がしっかり内容説明するのが
単にめんどうなだけだったりします。

実際はぜんぜん手っ取り早くないんです。
口頭だけの指示は、余計なやり直しや尻拭いなど、
業務上、育成上の二重ロスの大きな原因になっているんですね。

そんな二重ロスを解決するには、
イメージのズレを修正しなければなりません。
そのためには「メモ」の活用が必要不可欠

情報を整理し漏れをなくし、
図や写真で視覚に訴えることで
理解度を大きく上げることができる。
それがメモなんです。

メモをうまく活用して、業務のロスを減らし、
若手の理解度も確実にあげていきましょう!

今回も読んでいただき、ありがとうございました。

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